Künstliche Intelligenz als Arbeitskraft:

Warum in diesem Unternehmen verantwortet eine KI das gesamte HR verantwortet

© academy4.ai GmbH

 „Jenny“ ist eine spezialisierte KI-Agentin und rekrutiert bei academy4.ai®nicht nur die neuen KI-Mitarbeitenden, sondern übernimmt und dokumentiert auch das Onboarding – inklusive Personalakte, Rollenprofil und Compliance.

Die deutsche Wirtschaft dümpelt mittlerweile seit einigen Jahren durch die Flaute. Trotzdem hat sich damit ein Dauerproblem des deutschen Mittelstands nicht von selbst erledigt: der Fachkräftemangel. Offene Stellen zu besetzen, ist für Unternehmen in vielen Fällen ein nach wie vor ein langwieriges und oft nicht von Erfolg gekröntes Unterfangen, das Zeit, Nerven und Geld kostet. Ganz zu schweigen vom Verlust an Innovationskraft, Wettbewerbsfähigkeit durch die langsamere Integration von Zukunftstechnologien wie künstlicher Intelligenz in Unternehmen durch das Fehlen spezialisierter Arbeitskräfte.

Dieses deutsche Unternehmen setzt voll auf KI – von der Arbeitskraft bis ins Recruiting.

Die Firma academy4.ai® aus dem beschaulichen Monheim am Rhein bietet anderen Unternehmen Lösungen, wie diese Aufgaben von KI-Agenten statt von realen Menschen erledigen lassen können. Denn in Unternehmen gibt es viele Aufgaben, die zwar Fachkenntnisse erfordern, aber einem festen Ablauf folgen, sich wiederholen und gut dokumentieren lassen. Solche Tätigkeiten können oft spezialisierte KI-Agenten übernehmen. So auch bei academy4.ai®. Hier arbeiten insgesamt 26 Mitarbeitende. Davon sind nur drei reale Menschen. Der Rest sind KI-Mitarbeitende. Diesen Begriff verwendet academy4.ai® ganz bewusst: Viele Unternehmen sehen künstliche Intelligenz als „Tool“. Das bedeutet aus organisatorischer Sicht, dass KI menschliche Mitarbeitende unterstützt und ihnen zuarbeitet. academy4.ai® geht hier deutlich weiter: Hier sind künstliche Intelligenzen vollwertige und reale Arbeitskräfte mit spezialisierten, klar definierten digitalen Rollen, wie zum Beispiel „Marketingmanager“, „Sales Development“, „Community Manager“ oder „Legal Support“ – und der Verantwortung für den zugewiesenen Aufgabenbereich. Jedee KI-Arbeitskraft bekommt einen Namen, feste Zuständigkeiten, Zielvorgaben – und wird als echte vollwertige Arbeitskraft geführt.

Konsequenterweise ist bei academy4.ai® auch eine KI-Mitarbeitende namens „Jenny“ als Head of Recruiting für das komplette Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeitender zuständig. Allerdings sind das keine Menschen, sondern eben KI-Mitarbeitende. „Wir haben bewusst entschieden, keine zusätzlichen Menschen mehr einzustellen, sondern KI-Mitarbeitende“, sagt Marcel Pesch, Gründer von academy4.ai®. „Das ist in Anbetracht unseres Geschäftsmodells nur konsequent: Es ist der für alles sichtbare Proof-of-Concept und die praktische Basis für die Evolution unserer KI-Agenten.“

Jenny ist deshalb nicht „ein Chatbot“, sondern ein HR-System, das Rollen schafft, sie dokumentiert, sie führt und auditierbar macht. Marcel Pesch sieht genau darin den Punkt, an dem diese Technologie vom Hype zur echten Arbeitskraft wird.

So managt die KI-Angestellte „Jenny“ das Recruiting bei academy4.ai®

Im Prinzip ist die Arbeitsweise der KI-Arbeitskraft Jenny nicht viel anders als realer menschlicher Mitarbeitenden aus dem Bereich HR – nur eben, dass Jenny keine Stellenausschreibungen veröffentlicht, Bewerbungen sichtet oder Gehaltsverhandlungen führt.

Jenny beginnt ihre Recruiting-Arbeit ganz klassisch: beim Bedarf. Wenn also im Unternehmen ein Engpass an Arbeitskräften sichtbar wird – zum Beispiel „Wir brauchen jemanden, der ab sofort alle LinkedIn-Kampagnen sauber aussteuert, Reportings baut und Creatives testet“, wird dieser Bedarf nicht an eine HR-Abteilung übergeben, sondern an Jenny.

KI-Head-of-Recruiting Jenny stellt dann strukturierte Rückfragen, um die Rolle der neuen künstlichen Intelligenz als Arbeitskraft im Unternehmen zu definieren:  Welche Aufgaben und in welchem Umfang fallen täglich, wöchentlich und monatlich an? Welche Tools und Datenquellen werden dafür benötigt? Welche Entscheidungen darf diese Rolle eigenständig treffen, welche müssen an Menschen eskaliert werden? Und: Anhand welcher KPIs wird bestimmt, ob der neue KI-Mitarbeitende gute Arbeit leistet?

Aus diesen Informationen erzeugt Jenny ein vollständiges Rollenprofil für die neue KI-Arbeitskraft Dieses sieht fast aus wie eine klassische Stellenbeschreibung. Nur mit einem Unterschied, wie academy4.ai® nüchtern formuliert: „Wir veröffentlichen keine Stellenanzeigen mehr. Wir definieren Rollen und bauen sie in KI.“

Onboarding wie bei einem Menschen – aber in Stunden

Sobald die Rolle definiert ist, übernimmt Jenny das Onboarding. Hier geschieht das, was eine unspezifische künstliche Intelligenz zum vollwertigen KI-Mitarbeitenden macht – und ist dem Onboarding eines realen Menschen sehr ähnlich. Es ist eine klar gegliederte Abfolge von Schritten, die von Jenny abgearbeitet werden: So legt sie eine Personalakte mit dem Namen, der zugewiesenen Rolle oder dem Titel an. Darin sind Aufgabenbereich und Entscheidungsspielräume festgelegt, KPIs definiert und eine Eskalationslogik, die bestimmt, wann ein Mensch übernehmen muss. Eng verwandt mit diesem Punkt ist die Festlegung des Arbeitsrahmens. Darin ist dokumentiert, was ein KI-Mitarbeitender darf – und was explizit nicht. Letzteres ist besonders für rechtliche Themen, Budgetfreigaben und Compliance essentiell. Denn am Ende haftet immer der Mensch.

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Da die KI-Mitarbeitenden nicht nur intern wirken, sondern auch mit Kunden, Interessenten oder Geschäftspartnern außerhalb des Unternehmens kommunizieren, bekommen sie eine Tonalität für die Kommunikation nach außen zugewiesen. Je nach Rolle kann diese als freundlich-informell, juristisch-neutral, sachlich-verbindlich, oder was sonst eben angemessen ist, definiert sein.

Damit ein KI-Mitarbeitender nicht autonom und im Verborgenen vor sich hinarbeitet, sondern sein Tun transparent und nachvollziehbar dokumentiert, bekommt er Berichtspflichten auferlegt: Darin ist nicht nur festgelegt, wem, wann und wie oft berichtet werden muss, sondern auch das Format, wie zum Beispiel die KPIs, ein Aufgaben-Log oder Risiko-Hinweise.

Anders als bei realen menschlichen Mitarbeitenden lässt sich dieser Onboarding-Prozess 1:1 kopieren und beliebig oft für neue KI-Mitarbeitende wiederholen. wiederholbar. Darin steckt ein großer Mehrwert für den deutschen Mittelstand: Mit einem einzigen Onboarding lassen sich beliebig viele neue Mitarbeitende einarbeiten.

Mitarbeitergespräche? Die führt die KI mit der KI. 

Was auf den ersten Blick seltsam erscheint, ist in der Praxis sehr praktisch: Wie auch real menschliche Mitarbeitenden und deren Vorgesetzte, führt auch Jenny in regelmäßigen Abständen strukturierte „Mitarbeitergespräche“ mit den KI-Agenten. Aus gutem Grund: Wie auch real menschliche Mitarbeitende benötigen die KI-Agenten strukturiertes Feedback über die bisherige Arbeit und Ziele für die zukünftige, um zu lernen und sich weiterzuentwickeln.

Das „Mitarbeitergespräch“ folgt darum auch den typischen HR-Logiken: Was lief gut? Wo gab es Probleme? Was benötigt der KI-Agent, um besser arbeiten zu können? Welche Aufgaben werden abgegeben, zum Beispiel, weil sie zu sensibel sind? Welche neuen Aufgaben können zusätzlich übernommen werden?

All das dokumentiert Jenny und legt es versioniert in der Personalakte des jeweiligen Agenten ab. Damit entsteht ein Audit-Trail der Arbeit dieser künstlichen Intelligenz im Unternehmen, der nachvollziehbar protokolliert, warum ein Agent so agiert, wie er agiert.

Jenny übernimmt das Recruiting, ihre menschlichen Vorgesetzten die Verantwortung

Mit der europäischen KI-Verordnung (EU AI Act) hat die Europäische Union eine klare Antwort auf die Frage gegeben, wer für die Handlungen von KI-Systemen die Verantwortung übernehmen muss: nämlich die Unternehmen, die diese verwenden – und damit letztendlich die Unternehmensführung. Nachvollziehbar zu dokumentieren, was ein KI-Mitarbeitender wann und auf welcher Grundlage getan hat, ist deshalb essentiell für die Governance und die Haftung. Die Geschäftsführung kann dadurch jederzeit belegen, dass sie ihre Führungsaufgaben auch gegenüber den KI-Mitarbeitenden wahrnimmt und letzte Entscheidungen immer bei Menschen lagen, nicht bei einem entgrenzten System.

Neueinstellungen ohne langwieriges Recruiting, Wachstum ohne relevante Mehrkosten

In Zeiten des Fachkräftemangels ist jede Neueinstellung ein langwieriges Vorhaben, das jedes Mal in gleichem Umfang Ressourcen bindet. Mit personellem Wachstum wachsen die Personalkosten annähernd linear mit. Anders ist das bei KI-Arbeitskräften: Sobald eine Rolle sauber definiert und onboarded ist, lässt sich diese Rolle duplizieren und ganz nach Bedarf skalieren. Mit Menschen geht das nicht, Mit KI-Arbeitskräften schon. Leistet beispielsweise der Agent „Franzl“ im Marketing für den deutschen Markt gute Arbeit, kann man ihn klonen und parallel für mehrere Märkten laufen lassen. Jenny nimmt dafür einfach die bestehende Personalakte, passt Parameter wie Markt, Sprache, Budgetrahmen und die Zielgruppe an, und schon kann sie einen zweiten „Franzl“  aufsetzen.

Für ein wachsendes Unternehmen bedeutet das: Es muss keine Zeit mehr in Headhunter, Vertragsgespräche, Verfügbarkeit, Probezeiten gesteckt werden. Die Kostenstruktur bleibt trotz wachsendem Personalstamm stabil. Das Wachstumstempo steigt.

Ein Blick in die Praxis: Der Systemprompt des Recruitung-GPT „Jenny“

Das ist das Herzstück von „Jenny“ – ihr vollständiger Systemprompt. Er definiert ihre Identität, ihre Aufgaben, deren Grenzen und die Gesprächsführung der HR-KI. Er macht aus „irgendeinem GPT“ einen spezifischen, wiederholbaren Recruiting- und Onboarding-Prozess.

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