3 Menschen, 23 KI-Mitarbeiter:

academy4.ai®macht vor, wie Skalieren auch ohne Personalsuche funktioniert

© academy4.ai GmbH

Das Start-up baut sich eine Belegschaft aus KI-Agenten – komplett mit Namen, Personalakte und Mitarbeitergespräch. Das Ziel: Präzisere Prozesse und Skalierung ohne zusätzliche menschliche Neueinstellungen.

Auch wenn die deutsche Wirtschaft in einer Rezession steckt, tun sich Unternehmen nach wie vor schwer, Fachkräfte zu finden. „Qualifizierte Mitarbeitende kann man sich nicht einfach backen“ heißt es oft – und damit bleibt der durch den demografischen Wandel verursachte Fachkräftemangel ein unlösbares Problem und  Wachstumshindernis.

1 Unternehmen, 3 Menschen, 23 KI-Mitarbeitende

Allerdings nicht für academy4.ai®. Das Start-up aus dem eher beschaulichen Monheim am Rhein hat dieses Problem radikal anders gelöst: In dem Unternehmen arbeiten drei reale Menschen – und 23 KI-Mitarbeitende. Wie reale menschliche Mitarbeitende auch, hat jeder dieser KI-Mitarbeitenden einen klar definierten Aufgabenbereich, zum Beispiel Marketing, Vertrieb, Recht, Produktentwicklung  oder Community Management. Doch academy4.ai® geht noch weiter: Die KI-Mitarbeitenden werden auch geführt wie vollwertige Angestellte. Das bedeutet, es gibt jeweils eine Personalakte, dokumentierte Zielvereinbarungen und regelmäßige Mitarbeitergespräche. Die realen Menschen sind im Wesentlichen nur noch für die Steuerung der KI-Angestellten zuständig.

„Wir haben bewusst entschieden, unser Wachstum nicht mehr über klassische Headcount-Planung abzubilden“, sagt Marcel Pesch, Gründer von academy4.ai® „Wir stellen keine zusätzlichen Menschen mehr ein. Wir stellen KI-Mitarbeitende ein.“

Während andere Firmen Recruiting-Kampagnen fahren, bildet academy4.ai® neue Agenten aus. Was academy4.ai® hier baut, ist im Kern ein neues Operating Model: das „AI-first Company Model“. Die Organisation ist so konstruiert, dass KI-Agenten nicht mehr additive Helfer sind, sondern primär Verantwortliche. Das erlaubt eine einfache Skalierung ohne zusätzliche Mitarbeiter. Doch lässt sich dieses Modell einfach auf andere Unternehmen und Branchen übertragen?

Kollege KI übernimmt die Standardaufgaben

„Der zentrale Fehler vieler Unternehmen ist, KI als Tool zu betrachten“, sagt Pesch. „Wir betrachten KI als Kollegin. Das ändert alles: Prioritäten, Verantwortlichkeit, Geschwindigkeit.“ Und dieser Paradigmenwechsel eröffnet auch die Tätigkeitsfelder der neuen KI-Kollegen:

© academy4.ai GmbH

In zahlreichen Branchen, in denen Fachkräfte knapp sind, gibt es dokumentierbare, wiederholbare Prozesse. Hier können die KI-Mitarbeitenden ihren menschlichen Kollegen viel Arbeit abnehmen. Damit das allerdings auch funktioniert, reicht es nicht, einen generischen Chatbot damit per Prompt zu betrauen. Vielmehr benötigt jedes Aufgabenfeld eine maßgeschneiderte, individuelle Rolle mit klarem Mandat wie „Head of Sales“ oder „Legal Advisor“, eine Stellen- und Aufgabenbeschreibung, KPIs und Befugnisse, Zielvorgaben, Weiterbildungen und Mitarbeitergespräche – eben wie Mitarbeitende aus Fleisch und Blut auch.

Bei academy4.ai® plant zum Beispiel der KI-Marketingmitarbeiter „Franzl“ Kampagnen, fährt A/B-Tests, schreibt Texte und wertet Performances aus. KI-Kollegin „Nastia“ ist zuständig für das Community-Management, das Onboarding neuer Teilnehmender und die Tonalität in Chats. „Jenny“ wiederum kümmert sich um HR-nahe Prozesse, Zertifikate, Unterlagen und Compliance-Fragen.

Diese Agenten laufen rund um die Uhr und liefern dokumentierbare Arbeitsergebnisse in Minuten statt Tagen. Und sie lassen sich beliebig klonen oder neu aufsetzen und damit Kapazitäten im Unternehmen schnell und einfach skalieren.

KI-Mitarbeitende-as-a-Service statt unbesetzter Stellen

Die „Einstellung“ von KI-Mitarbeitenden ist eine technische Lösung für den Engpass „Personal“.  Wirtschaftsmagazine wie Business Punk und Schikonomy sehen in diesem Modell aber auch eine „radikal effiziente Organisationsform“. academy4.ai® hat seinen Ansatz inzwischen in ein Angebot übersetzt, das Unternehmerinnen und Unternehmer vom Solo-Selbstständigen bis zum Mittelstand bei der praktischen Nutzung von KI im Unternehmen unterstützt und nebenbei das Problem der Mitarbeitersuche löst. Anstatt dauerhaft offene Stellen zu verwalten und zu hoffen, diese doch noch irgendwann zu besetzen können, können sich Unternehmer mit Unterstützung von academy4.ai® ihre eigenen „digitalen Mitarbeitenden“ schaffen. Das Unternehmen bezeichnet diesen Ansatz als „KI-Mitarbeitender-as-a-Service“.

Dessen Schema gleicht dem einer Stellenbesetzung mit einem realen Menschen: Den ersten Schritt macht eine Rollenanalyse, in der evaluiert wird, welche Aufgaben der Agent übernehmen kann. Im zweiten Schritt bekommt der „digitale Mitarbeitende“ einen Namen, Zuständigkeiten, die notwendigen Fähigkeiten, Entscheidungsspielräume mit klarer Eskalationslogik zum Menschen – und eine Personalakte. Anschließend lässt sich der Mitarbeitende wird ins Tagesgeschäft integrieren. Wie bei realen Mitarbeitenden finden auch mit den KI-Kollegen regelmäßige Mitarbeitergespräche statt, mit dem Ziel dessen Leistung zu optimieren.

KI-Mitarbeitende – eine Option für den deutschen Mittelstand?

Viele mittelständische Unternehmen stehen aktuell vor einem Dilemma: Einerseits müssen sie investieren und wachsen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Andererseits sind in Zeiten von Rezession und globaler Unsicherheit die mit dem Wachstum verbundenen Mehrkosten ein Risiko. Der Ansatz von academy4.ai® bietet einen Ausweg aus diesem Dilemma: KI-Mitarbeitende können viele Standardaufgaben übernehmen, die menschlichen Kollegen und Kolleginnen, die dadurch frei werden, können die anspruchsvolleren Aufgaben übernehmen. Damit können Unternehmen ihre Kapazitäten skalieren – ohne neue Mitarbeiter einzustellen.

Marcel Pesch sieht dieses Modell als den zukünftigen Standard in vielen Unternehmen. „Der Mittelstand wird nicht daran scheitern, keine KI einzusetzen“, sagt Pesch. „Wenn, wird er daran scheitern, die KI-Nutzung falsch zu organisieren.“

Fazit:

Die Organisation von morgen wird nicht aus größeren Teams, sondern aus präziseren, wiederholbaren Rollen bestehen – besetzt mit KI-Mitarbeitenden, geführt durch sehr wenige Menschen. Unternehmen, die heute beginnen, eigene KI-Mitarbeitende aufzubauen, schaffen sich ein strukturelles Skalierungsprivileg. Alle anderen rekrutieren weiter.

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