„Know-how-Summary“ statt Halluzinationen:

Wie DOCUFY Theum validiertes Unternehmens-Wissen zukunftssicher transferiert und die „Gen Z“ glücklich macht

Quelle (Docufy GmbH): Intelligentes Wissensmanagement mit DOCUFY Theum sichert die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen

Die smarte Wissensplattform Docufy Theum macht in Datensilos verstecktes Know-how sichtbar und liefert der neuen Fach- und Führungskräftegeneration „Gen Z“ genau das, was sie braucht: Eine intuitiv bedienbare Plattform für schnelle, verlässliche Antworten im Arbeitsalltag. Anders als generische KI-Modelle liefert Docufy Theum präzise, quellenbasierte Antworten aus unternehmenseigenem Wissen. Es gibt kein Risiko von KI-Halluzination. Da Theum keine Quelldokumente speichert, sind Sicherheit und Datenschutz gewährleistet und sensible Unternehmensdaten geschützt.

Die Generation Z, die nun zunehmend in die Berufswelt eintritt, ist mit digitalen Medien aufgewachsen. Sie googelt lieber, als in Handbüchern zu blättern, und erwartet intuitiven Zugang zu Wissen. Aber in vielen Unternehmen ist Wissen über zahlreiche Systeme, Formate und Abteilungen verteilt. Wenn erfahrene Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, geht nicht selten ein im Alltag gewachsenes, oft unstrukturiertes Know-how verloren. In Zeiten, in denen qualifizierte Nachfolger schwer zu finden sind, wird der effiziente Wissenstransfer damit zur Überlebensfrage.

„Wie gut wir den Fachkräftemangel kompensieren können, hängt stark davon ab, wie gut Unternehmen ihren Mitarbeitenden und insbesondere der Generation Z Zugang zu verlässlichen Informationen bieten“, sagt Nadine Prill, CEO der Docufy GmbH. Ihre Lösung: Docufy Theum, ein zentrales, KI-gestütztes Wissenssystem, das Informationen aus unterschiedlichsten unternehmensinternen Quellen bündelt und über ein browserbasiertes Interface bereitstellt – ohne tiefgreifende Änderungen an der bestehenden IT-Landschaft. „Eine intuitive Navigation und intelligente Suche ermöglichen es, Informationen in Sekunden zu finden, statt sich durch Datensilos und Dateiversionen kämpfen zu müssen. So bleibt Know-how im Unternehmen – unabhängig von personellen Wechseln und ohne aufwändige IT-Umstellungen,“ erläutert Prill.

Herausforderung: Datensilos sprengen und das Wissen freisetzen

Theum sprengt Datensilos, indem es Wissen aus unterschiedlichsten Quellen und Formaten – etwa Dokumentenmanagement-Systemen, SharePoint, File Shares oder Excel-Dateien – automatisiert zusammenführt, zentral organisiert und als sofort nutzbare, kontextbezogene Antworten bereitstellt. Dabei können Inhalte automatisch nach Themen, Rollen oder Prozessen organisiert werden und bei Änderungen in den Ursprungsdokumenten sofort aktualisiert.

Statt langer Trefferlisten oder unübersichtlicher Dokumentenarchive erhalten Nutzer präzise, geprüfte Wissensauszüge – auf Knopfdruck, rollenbasiert und über eine intuitive Oberfläche zugänglich. So werden Informationssilos eliminiert, Suchzeiten drastisch reduziert und Wissen dort verfügbar gemacht, wo es gebraucht wird – unabhängig von Quelle, Format oder Standort.

KI schafft keine Wissensplattform – KI braucht Wissen als Basis

Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitenden generative KI-Modelle wie ChatGPT oder Copilot zur Verfügung. Stoßen Mitarbeitende in ihrem Arbeitsalltag auf ein Problem, wird das KI-Modell um Auskunft geben. Die Antwort kann hilfreich sein, aber es gibt Grenzen:

• Fragmentierte Datenlage: Unternehmenswissen ist oft über viele Systeme verteilt. KI kann zwar einzelne Dokumente durchsuchen, aber der Kontext fehlt – relevante Informationen bleiben verborgen. Theum verknüpft, was zusammen gehört.
• Fehlende Aktualität und Organisation: KI-Suchen liefern häufig Trefferlisten, deren Inhalte veraltet oder widersprüchlich sein können. Theum hingegen organisiert und aktualisiert Wissen automatisch nach Kategorien wie Produkten, Prozessen oder Abteilungen – und hält es stets auf dem neuesten Stand.
• Risiko von „Halluzinationen“: KI-Modelle generieren plausible, aber nicht immer korrekte Antworten, wenn die Datenlage unzureichend ist. Theum liefert geprüfte, nachvollziehbare Wissensauszüge direkt aus den Originalquellen – mit klarer Quellenangabe und ohne Interpretationsspielraum.
• Sicherheit und Datenschutz: Theum speichert keine Quelldokumente und schützt sensible Unternehmensdaten. Die Plattform kann als sichere Basis für KI-Anwendungen dienen, ohne dass Daten unkontrolliert nach außen gelangen.

Nadine Prill betont: „KI ist immer nur so gut wie ihre Quellen. Wird Theum als Basis für eine generative KI genutzt, sind Unternehmen auf der sicheren Seite: Die KI fantasiert und halluziniert dann nicht, sondern gibt verlässliche Antworten.“

Digitale Transformation beginnt beim Wissensmanagement

Unternehmen wie Bertelsmann, die Deutsche Rentenversicherung, Wacker oder Siemens setzen bereits auf die Wissensplattform Theum von Docufy. Für sie ist Theum ein Hebel zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung – und ein Mittel gegen den drohenden Know-how-Verlust.

In einer Zeit, in der der Zugang zu Wissen über Wettbewerbsfähigkeit entscheidet, wird modernes Wissensmanagement zur Brücke zwischen den Generationen – und zur Voraussetzung für zukunftsfähige Arbeit. Der Schlüssel zum erfolgreichen Generationenwechsel liegt nicht allein in der Einführung neuer Technologien, sondern im gezielten, intelligenten Umgang mit dem wichtigsten Rohstoff des Unternehmens – dem Wissen seiner Mitarbeitenden. 

Mehr Informationen unter: www.docufy.de

Flyer: Hier downloaden