So digitalisieren und automatisieren Sie Prozesse

Da lohnt die Mühe: Mit Digitalisierung und Automatisierung mildern Unternehmen den Arbeitskräftemangel, sparen Ressourcen, verringern Fehlerquellen und schaffen eine höhere Nachverfolgbarkeit. Eine Anleitung.

Diese Themen erwarten Sie im Artikel

Status Quo Digitalisierung

Digitalisierung von Prozessen

Ihre Vorteile

Digitalisierte Bereiche in Unternehmen

Status Quo Digitalisierung von Prozessen in deutschen Unternehmen

Zettelwirtschaft, volle Aktenschränke und Stapel von Notizbüchern haben in vielen Büros in Deutschland inzwischen ausgedient. Bei ihren Geschäfts- und Verwaltungsprozessen verzichten spätestens seit der Corona-Pandemie die wenigsten Betriebe noch auf digitale Möglichkeiten: 95 Prozent der deutschen Unternehmen setzt inzwischen mindestens eine digitale Office-Lösung wie ERP, ECM oder CRM ein, wie die Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom zeigen:

Was bedeutet Prozessdigitalisierung?

Bei der Digitalisierung von Prozessen werden durch den Einsatz digitaler Technologien und Werkzeuge traditionelle, manuelle oder papierbasierte Prozesse in Unternehmen und Organisationen automatisiert, optimiert und effizienter gestaltet. Dies kann verschiedene Aspekte umfassen, zum Beispiel die Automatisierung von Routineaufgaben wie die Verarbeitung von Zahlungen und Rechnungen, den Einsatz von Software zur Datenverarbeitung und -analyse, die Implementierung von digitalen Workflows oder die Nutzung von Cloud-Plattformen für das Speichern und den Austausch von Informationen.

Die Digitalisierung allein ist allerdings noch kein Garant für effizienteres, schnelleres Arbeiten. Es kommt immer im Einzelfall darauf an, dass der jeweilige Prozess gut funktioniert. Erst dann kann durch Digitalisierungsmaßnahmen das volle Potenzial ausgeschöpft werden.  Abläufe werden effizienter, wertvolle Arbeitszeit wird besser genutzt und Sie haben mehr Zeit für die Betreuung Ihrer Kundinnen und Kunden sowie Beschäftigten.

Vorteile für Unternehmen durch Prozessdigitalisierung

Effizienzsteigerung

Durch Automatisierung und Standardisierung von Prozessen können Zeit und Ressourcen eingespart werden.

Verbesserte Genauigkeit

Digitale Prozesse fördern Transparenz und Nachverfolgbarkeit, reduzieren menschliche Unvollkommenheit und minimieren damit das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.

Schnellere Durchlauf- und Bearbeitungszeiten

Durch den Einsatz digitaler Tools können Prozesse beschleunigt werden, was zu einer schnelleren Abwicklung von Aufgaben führt.

Verbesserte Datenverarbeitung, -sicherheit und -visualisierung

Digitale Prozesse ermöglichen eine bessere Erfassung und Analyse von Daten. Das führt zu fundierten Entscheidungsgrundlagen für das Management auf Basis von Echtzeitinformationen. Papierlose Prozesse sind darüber hinaus in der Regel weniger anfällig für Fehler und Betrugsfälle und schützen bei verantwortungsvoller Nutzung vor Dokumentenverlust.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Digitale Prozesse sind oft flexibler und leichter skalierbar, was es Unternehmen ermöglicht, sich an sich ändernde Anforderungen besser anzupassen. Das ist in der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt ein großer Vorteil.

Insgesamt ermöglicht die Prozessdigitalisierung Unternehmen, wettbewerbsfähiger zu werden, Kosten zu senken, die Zufriedenheit ihrer Kundinnen und Kunden, ihrer Beschäftigten und Stakeholder zu verbessern und Innovationen voranzutreiben.

Welche Prozesse lassen sich digitalisieren und welche nicht?

Im Grunde lassen sich fast alle analogen Geschäftsprozesse digitalisieren. Schwer oder kaum zu digitalisieren sind hingegen Prozesse, die ausschließlich oder größtenteils auf menschlichen Interaktionen beruhen und Körper, Geist beziehungsweise bestimmter Sinne bedürfen. Das ist vor allem in vielen Werkstattbetrieben wie dem Handwerk und den dortigen Prozessen der Fall.

Erfolgreich digitalisierte Kernprozesse wie der Kundenservice oder der Vertrieb werden sich direkt positiv auf Ihre Beziehungen zur Kundschaft und somit auf Ihren Geschäftserfolg auswirken. Ressourcensparend machen sich wiederum digitalisierte Prozesse im administrativen Back-Office-Bereich, beispielsweise im Personal- oder Finanzwesen bemerkbar.

In diesen sechs Bereichen in Unternehmen hat sich die Prozessdigitalisierung bewährt:

1 | Büro- und Verwaltungsprozesse

Wenn ein Betrieb seine Geschäftsprozesse digitalisieren will, fängt er idealerweise im Büro und der Verwaltung an. Immerhin arbeitet jedes achte Unternehmen inzwischen komplett papierlos. Die Digitalisierung von Dokumenten ist effizient, bringt Ordnung und schont in erheblichem Maße Ressourcen.

Digitale Dokumentenverwaltungssysteme (DMS) helfen beispielsweise dabei, Papierkram zu reduzieren. So können Sie auf Ihr digitales Büro jederzeit, von überall aus und mit jedem Gerät zugreifen. Das ist umso wichtiger, wenn Ihre Firma über mehrere Niederlassungen verfügt. Auch Ihre Beschäftigten im Homeoffice oder remote arbeitend haben dadurch Zugriff auf alle ihre Dokumente.

Digitale Systeme zur Workflow-Automatisierung wie Enterprise Ressource Planning (ERP) – für die digitale Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen wie Personal oder Material –, Enterprise Content Management (ECM) – für die digitale Verwaltung geschäftlicher Dokumente und Inhalte – sowie Customer Relationship Management (CRM) – zur digitalen Verwaltung von Kundenkontakten – sind inzwischen weit verbreitet.

Mit digitalen Lösungen für Ihr Finanzwesen können Sie Ihre Buchhaltung auf ein neues Level bringen. Regelmäßige Geschäftsvorgänge lassen sich mithilfe von Rechnungsmanagementsystemen automatisieren. Dort können Sie auch Ihre digitalisierten Belege archivieren. Oder Sie nutzen dafür einen zentralen Server beziehungsweise einen Cloudservice, das spart Materialkosten und erleichtert den Zugriff für Ihre Steuerfachkräfte.

Wenn Sie jetzt mit der Digitalisierung Ihrer Verwaltungsprozesse loslegen wollen, hilft Ihnen hierbei zum Beispiel der Digitalisierungsbaukasten des Bundes.

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2 | Personalmanagement

Das Personalwesen ist ein Bereich, der von der Digitalisierung besonders stark profitiert. Die Automatisierung von HR-Prozessen ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen von Beschäftigten effizienter zu steuern und zu verwalten. Ob Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung, Personalakte, Urlaubsplanung, Krankmeldungen, Dienstreiseabrechnung oder Sicherheitsunterweisungen: Im HR-Bereich existieren zahlreiche Vorgänge, die für Ihre Unternehmensdigitalisierung relevant sind. Dabei hilft die Umstellung auf:

• HR-Management-Systeme
• die digitale Personalakte
• Kommunikations-Tools für die Belegschaft, Projektmanagement-Tools für die Zusammenarbeit sowie Tools für Self-Service-Funktionen wie Urlaubsanträge

3 | Kommunikation

Auch in der internen und externen Kommunikation geht der Trend weg von klassischen Kanälen hin zu digitalen Alternativen. Noch 2022 hat knapp die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) häufig oder sehr häufig Briefe genutzt, 2023 waren es nur noch 40 Prozent. Das gute alte Faxgerät nutzten 2023 allerdings noch immer erstaunliche 33 Prozent häufig oder sehr häufig.

Neben automatisierten E-Mail-Antworten und Kalenderprogrammen vereinfachen Kommunikationsplattformen, Instant Messaging, Kollaborationstools für die Zusammenarbeit im Homeoffice oder remote, Social-Media-Kanäle, Blogs oder Online-Terminbuchungstools Ihre Korrespondenz.

4 | Kundenservice

Kundendienstportale für Selbsthilfe inklusive Ticketsysteme für den Support ermöglichen es Unternehmen, Anfragen effizienter zu bearbeiten und den Überblick über Anliegen Ihrer Kundschaft zu behalten. KI-Lösungen wie Chatbots setzen sich auch in der Kommunikation mit Kundinnen und Kunden immer mehr durch. Sie bieten rund um die Uhr schnelle Antworten. Zur Auswertung von Kundenfeedback dienen diverse Analysetools. Auch Customer Relations Management-Software (CRM) ermöglicht personalisierte Kommunikation und hilft bei der Verwaltung von Kundendaten.

All diese Maßnahmen können sich positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirken. Wichtig ist gerade in diesem Bereich aber, eine ausgewogene Mischung aus Automatisierung und persönlichem Service zu finden. Viele Menschen schätzen nach wie vor die Option der persönlichen Beratung – vor allem bei komplexeren Anliegen.

5 | Produktion und Fertigung

In der Produktion und Fertigung ist die Grundlage für vernetzte und automatisierte Prozesse der Einsatz von Industrie-4.0-Prinzipien :

• IoT – Das Internet der Dinge – dient der Überwachung und Steuerung von Produktionsanlagen und der Vernetzung von Geräten und Systemen.
• Mithilfe digitaler Zwillinge erstellen Sie eine virtuelle Darstellung eines realen Produkts oder Prozesses in Echtzeit zur Simulation und Optimierung von Fertigungsprozessen.
• Der 3D-Druck ermöglicht die Herstellung von komplexen Bauteilen und Prototypen.
• Durch Robotertechnologie lassen sich Prozesse automatisieren, um sie so effizienter und kostengünstiger zu gestalten.
• Durch KI ergeben sich für Fertigungs- und Produktionsprozesse vielfältige Potenziale, beispielsweise im Bereich der automatisierten Modellbildung, des Online-Condition-Monitoring, der Anomalie-Detektion, der adaptiven Regelungssysteme oder der Simulationstechnik. Eine datengetriebene Prozessmodellierung kann Ihre Produktqualität verbessern sowie Ausschussraten verringern.

6 | Logistik und Lieferkette

Vor dem Hintergrund globaler Herausforderungen und Unsicherheiten wie Kriegen, Pandemien oder Unwetterereignissen wird deutschen Unternehmen auch die Bedeutung vernetzter Lieferketten für die eigene Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit immer bewusster: Laut der Studie „Digitalisierung in Supply Chains“ des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) und der Hochschule Fulda plant die Hälfte der befragten Logistikverantwortlichen in den nächsten fünf Jahren in diesem Bereich eine Digitalisierungsoffensive. Dafür stehen vor allem folgende Technologien im Fokus:

• Cloudservices und APIs – bringen vor allem mehr Zeitgewinn, Qualitätsverbesserungen und Kosteneinsparungen
• Big Data Analytics – dient der Erhöhung der Transparenz
• Roboter und KI – bringt Zeit- und Kostenersparnis sowie Qualitätsverbesserung
• Internet of Things (IoT) – nützlich zur Datengewinnung, z. B. zur Überwachung von Maschinen und Ausrüstungen, hilft darüber hinaus beim Informationsaustausch, beispielsweise beim Paketversand: Sendungen werden automatisch getrackt und es gibt unter anderem Echtzeitinformationen darüber, wo sich eine Sendung befindet.

Individuelle Digitalisierungsstrategie zur Prozessdigitalisierung

Egal, ob Sie einzelne bestehende Prozesse Ihres Betriebes durch digitale Technologien effizient gestalten oder gleich die digitale Transformation beziehungsweise den Wandel zur Industrie 4.0 vollziehen wollen, wichtig ist in jedem Fall, vorab einen individuellen Digitalisierungsfahrplan zu erstellen. Wie Sie dabei genau vorgehen, kann je nach Unternehmenskontext variieren. In unserem Schwerpunktbeitrag zur digitalen Transformation erklären wir Ihnen Schritt für Schritt den Weg in die Digitalisierung und haben Tipps für Fördermöglichkeiten und zur Finanzierung zusammengestellt.

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