Seit der Gründung des Unternehmens sind Schnelligkeit und Agilität gefragt. Dass sich das Unternehmen hier aber bedingt durch die Pandemie nochmal um ein vielfaches steigern muss - und auch kann - hätte Diepenhorst, als er vor rund vier Jahren bei FREE NOW begann, so vermutlich nicht geahnt: „Wir sind inzwischen weltweit 1.900 Mitarbeitende und haben im Frühjahr 2020 mit einem Vorlauf von 48 Stunden 100 Prozent unserer Mitarbeitenden in Remote Work, also ins Homeoffice, geschickt“, sagte Diepenhorst in der Slack Webinar Serie „Pioniere des Wandels“ im Gespräch mit Investor Frank Thelen.

Vor zwei Jahren wurden neue Büroräume in Hamburg bezogen, die in der Pandemie dann von einem Tag auf den anderen vorerst nicht benötigt wurden. „Bei der Hardware hatten wir keine Probleme umzustellen, wir arbeiten nur mit Laptops, Desktoprechner gibt es bei uns nicht“, sagte Diepenhorst. Die Mitarbeitenden konnten unkompliziert und mit großem Vertrauen des Arbeitgebers die nötige Hardware aus dem Büro ins Homeoffice bringen. Mehr Unterstützung war im Bereich des Wohlbefindens des Teams erforderlich. “Als Arbeitgeber müssen wir unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen dabei helfen, auch im Homeoffice in den Feierabend zu gehen” sagte Diepenhorst. Und so hat FREE NOW schon sehr früh ein „Employee-Assistance-Programm“ eingeführt, mit dem sich die Mitarbeitenden in ganz unterschiedlichen Bereichen professionelle Hilfe holen können.  

So viel ist nach den bisherigen Monaten mit 100 Prozent Remote Work bei FREE NOW klar – es wird bis mindestens Ende 2021 so bleiben. „Wenn wir sagen, dass es 100 Prozent Remote Work gibt, dann meinen wir, dass die Mitarbeitenden remote arbeiten können, wenn sie es wollen“, so Diepenhorst.

Mit internen Umfragen wurde diese Phase begleitet und heute ist klar, dass zwar praktisch jeder Mitarbeitende auch Homeoffice haben möchte, aber lediglich 40 Prozent ausschließlich im Homeoffice arbeiten wollen. Diepenhorst hat dafür Verständnis: „Für mich ist der menschliche Kontakt im Büro extrem wichtig,Ich brauche den Plausch in der Kaffeeküche und die Kreativität durch den Austausch vor Ort.“

Kommunikation mit und untereinander sei zentral dafür, dass eine hohe Quote an Teammitgliedern zufrieden sei – trotz oder vielleicht auf wegen eines hohen Anteil an Remote Work. Basis dessen sei, dass die richtigen Tools dafür zur Verfügung stehen. Auch vor der Pandemie setzte FREE NOW auf Slack. In der Pandemie sei der Umgang damit noch wichtiger geworden. So wichtig, dass Diepenhorst auf Thelens Frage nach seiner Lieblingsfunktion innerhalb Slacks passen musste: „Es sind zu viele.“

„Am Anfang war Slack bei FREE NOW vor allem dafür da, um die Atmosphäre der anfänglichen Wohnzimmerkultur fortzuführen“, sagte Diepenhorst. Nun wird Slack sehr gezielt für Kommunikation mit Kolleg*innen eingesetzt. „Wir erklären unsere Pläne, sagen welche Strategien wir verfolgen und wie wir uns heute für etwas entscheiden“, sagte Diepenhorst. Thelen fügte hinzu: „Ohne die Echtzeitkommunikation via Slack wäre Remote Work nicht möglich.“

Schnelle, präzise Information – auch über Änderungen in den Entscheidungen. Das gehöre zu einer agilen Arbeitsweise dazu. Diepenhorst weiß, dass Veränderungen von oben als Anordnung nicht funktionieren: „Mit dem Thema Change muss man sehr vorsichtig umgehen, manche Mitarbeitende verkraften Veränderung besser als andere. Man braucht als Individuum auch eine Ritterrüstung, um mit der Zahl der Veränderungen umgehen zu können.“

Zur Akzeptanz neuer Prozesse im Team tragen viele Bauteile bei. So wurden Möglichkeiten geschaffen, dass Mitarbeitende an einer Besprechung teilnehmen können und dabei zum Beispiel spazieren gehen, da es keine Präsentation, sondern nur Gespräche gibt: „Ich selbst gehe am Tag vielleicht 800 Meter. Es braucht Motivation, dass alle sich bewegen können.“ Der Schnack am Kaffeeautomaten wurde kurzerhand in die Slack-App verlagert, so dass sich Kolleg*innen spontan zu einer Tasse Kaffee verabreden, die sie zwar daheim trinken, sich dabei aber mit anderen Kollegen ohne Zwang austauschen können.

Heute ist Slack bei FREE NOW das Kernstück der asynchronen Arbeitsweise, die alle genau dann mit den für sie relevanten Informationen versorgt, wenn sie es brauchen. Das Kollaborationstool ermöglicht es den Mitarbeitenden, gemeinsam Entscheidungen zu treffen, auch wenn sie zu unterschiedlichen Tageszeiten produktiv sind. “Wenn sich ein Mitarbeiter nachmittags etwa um seine Kinder kümmern muss oder wenn eine Mitarbeiterin morgens einen Arzttermin hat und beide im jeweiligen Zeitraum nicht an Meetings teilnehmen können, können sie die Meeting-Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt im Slack Channel abrufen und ihren Teil dazu beitragen. Auch wenn beispielsweise ein Thema in einer größeren Gruppe diskutiert werden soll, wird dafür häufig kein Meeting mehr einberufen, sondern die Diskussion in einen Slack-Channel verlagert. Wir verteilen dort vorab Pre-Reads an das Team und treffen uns nur noch um Fragen zu besprechen und zu einem Ergebnis zu kommen. Dadurch sind wir schneller und effizienter geworden und arbeiten der Meeting-Fatigue entgegen.”, so Diepenhorst.

Damit sind die Weichen gestellt für eine Zukunft nicht ohne, aber mit weniger Präsenz im Büro. Die Räume sollen zu Social Hubs umfunktioniert werden, um Treffen möglich zu machen. „Büros sind Begegnungsstätten. Und in der Begegnung wird gearbeitet und deswegen wird es auch künftig Inseln für Meetings und Treffen geben. Sie sind und bleiben Verstärker der Kultur und kreativer Prozesse“, sagte Diepenhorst.