Intuitiv bedienbar, multifunktional und gut skalierbar sollte es sein: Globalisierung und Pandemie haben unsere Ansprüche an moderne Kollaborations- und Telefonielösungen wachsen lassen. Doch während sich entsprechende Angebote mittlerweile durch alle Branchen ziehen, und gerade in puncto Transparenz, Hardware- und Kostenreduktion viele Vorteile versprechen, sind längst noch nicht alle Unternehmen zu einem Komplett-Umstieg bereit – teils fehlt es an einer konsolidierten Strategie, manchmal auch schlichtweg an Akzeptanz innerhalb der Belegschaft.

Wir sprachen mit Marcus Leser, Senior Solutions Specialist (DACH) für den Bereich UCC von Verizon Business: Über das Potenzial von Kollaborationsplattformen und internetgestützter Telefonie – allen voran eine signifikante Reduzierung der Hardware und bessere Skalierbarkeit der Kosten –, die Anforderungen an Lösungen, die die Nutzer akzeptieren, und die Vorteile, die sich durch eine Konsolidierung verschiedener Systeme ergibt.

Lieber Herr Leser, insbesondere in großen, global agierenden Unternehmen erfreuen sich Kollaborationslösungen wie Bluejeans, Skype, Webex, Zoom oder Google Meet, großer Beliebtheit. Microsoft etwa, das mit seiner „Unified Communications und Collaboration“-Lösung (UCC) Teams täglich über 75 Millionen aktive Benutzer zählt, bezeichnet die Anwendung als „die am schnellsten wachsende Business App in der Microsoft Geschichte.“ War dieser große Erfolg angesichts der rasanten Digitalisierung – beschleunigt durch die Pandemie – überraschend?

Marcus Leser: Nein, überraschend war er nicht. Gerade durch die Pandemie und die kurze Zeit, binnen derer viele Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt wurden und dort sicher und produktiv arbeiten sollten, wurde der Trend zur örtlich flexiblen Kollaboration zwar definitiv beschleunigt – aber schon in den letzten Jahren gab es viel Bewegung im Bereich Workplace 2.0. Cloudbasierte Kollaborationslösungen waren schon vor der Pandemie auf dem Vormarsch und haben die Arbeitswelt in Richtung Dezentralisierung – das klassische „Working from anywhere“ – und einer vielfach geförderten und geforderten Work-Life-Integration bewegt. Nicht zuletzt durch die Digitalisierung und den Riesensprung der mobilen Technik haben sich Arbeitswelten und in diesem Zusammenhang natürlich auch Arbeitsumgebungen und Räumlichkeiten stark verändert. Eine neue Art zu kommunizieren – und zu telefonieren – ist richtig und wichtig.

Was sind in Ihren Augen die größten Vorteile solcher UCC-Lösungen? Machen sie klassische Telefonanlagen obsolet?

Marcus Leser: Die Lösungen sind extrem praktisch. Heute haben Unternehmen die Möglichkeit, über Lizenzerweiterung etwa nicht nur das cloudbasierte Kollaborationstool der Anbieter zu nutzen, sondern eine vollumfängliche PBX-Telefonanlage mit vielen Funktionalitäten zu betreiben. Dafür stellt etwa Verizon das wichtige Voice-over-IP (VoIP)-Netzwerk zur Verfügung, das die digitale Sprachübertragung ermöglicht.

Interessant ist hier natürlich auch der Kollaborationsaspekt, der über die Vorteile einer klassischen Telefonanlage hinausgeht: Ich kann etwa in einer Unterhaltung schnell Leute hinzufügen oder Dateien austauschen, während ich telefoniere – das gab es früher nicht.

Marcus Leser

Senior Solutions Sales Specialist UCC, Verizon

Kommunikation – und das Telefonieren – wird heute neu definiert. Wir sind wahlweise über unsere klassische Telefonnummer oder per Klick verbunden – beides ist möglich. In vielen Unternehmen ist allein aus Platzspar-Aspekten bzw. sogenannter „Clean Desk Policy“ das Tischtelefon zugunsten des Headsets gewichen. Das bringt für viele Kunden ein großes Kosteneinsparpotenzial mit sich, da die Wartung vielfach über den Lösungsanbieter erfolgt und sich Anschlüsse nach Bedarf unkompliziert zu- oder abbuchen lassen. Auch Gebühren für internationale Telefonate können entfallen.

Die Technologie ist da – doch sind alle Unternehmen in puncto Kultur schon so weit, digitale Lösungen als vollwertigen „Telefonieersatz“ zu akzeptieren?

Marcus Leser: Das ist tatsächlich ein spannendes Thema, das in der Vergangenheit in Unternehmen unterschiedlich gehandhabt wurde. Während einige Organisationen etwa relativ kurzfristig die genannten Clean Desk Policies eingeführt haben, ist anderen der Umstieg schwergefallen. Dabei muss man auch die unterschiedlichen Persönlichkeitstypen im Unternehmen beachten und die Wünsche und Ansprüche, die Menschen an ihren Arbeitsplatz und ihre Technik haben. Für die Digital Natives sind Kommunikation in Echtzeit und dezentrales Arbeiten schon völlig normal, während gerade ältere Arbeitnehmer es ganz anders kennengelernt haben. Das bringt natürlich auch Herausforderungen mit sich und wird Zeit brauchen. Hier müssen Technologieunternehmen ihre Kunden abholen – und die widerum ihre Mitarbeiter.

Während UCC-Lösungen gerade aufgrund ihrer Kollaborations- und Teamchat-Funktionen in vielen Unternehmen bereits zum Einsatz kommen, schrecken noch einige Unternehmen vor einer kompletten Umstellung zurück und nutzen vielfach einzelne Komponenten verschiedener Anbieter. Ist das aus Ihrer Sicht problematisch?

Marcus Leser: Was wir definitiv beobachten, ist die Tatsache, dass Unternehmen im Zuge der Nutzung einer digitalen Telefonielösung ihr gesamtes Kommunikationskonzept überdenken. Das macht auch Sinn, denn oft lassen sich so Synergien nutzen und Prozesse verschlanken. Durch die Konsolidierung kann vieles vereinheitlicht werden, was auch die Chance birgt, intern mehr Transparenz zu gewinnen und Mitarbeiterschulungen erleichtert – die Menschen müssen sich nicht mit vielen verschiedenen Systemen befassen. Und das widerum sorgt in der Regel für eine bestmögliche, produktive Nutzung der entsprechenden Tools.

Natürlich besteht auch immer die Gefahr, dass Mitarbeiter sich selbst Lösungen herunterladen, wenn ein Unternehmen noch nichts in diese Richtung anbieten – und damit steigen auch die Sicherheitsrisiken bei sogenannten Multi-Applikations-Setups rasant. Eine einheitliche Lösung sorgt zum einen für mehr Sicherheit, mehr Netzwerkkompatibilität und zum anderen wächst auch die Wahrscheinlichkeit, dass alle Mitarbeiter damit umgehen können.

Müssen Mitarbeiter Angst haben, mit der Technologie nicht zurechtzukommen?

Marcus Leser: Nein. In vielerlei Hinsicht funktioniert eine VoIP-Anlage, die Teil einer Kollaborationslösung ist, ganz klassisch: Man hat ein digitales Ziffernblatt, mit dem man eine Nummer wählen kann, und natürlich auch selbst eine Telefonnummer, die Kunden und Partner anrufen. Das virtuelle Telefon klingelt natürlich auch ganz normal – es ist nur praktischerweise in die Kollaborationsplattform integriert, sodass ich als Mitarbeiter nebenbei auch Daten versenden oder Nachrichten schreiben kann. Die digitale Telefonanlage kann auf verschiedenen Endgeräten benutzt werden – im Prinzip brauchen wir nur eine Datenverbindung.

Ein wichtiges Thema ist aber natürlich die Handhabung. Vielen Menschen ist die Ergonomie und die Intuitivität einer solchen Lösung verständlicherweise sehr wichtig – dies beherzigen Anbieter und optimieren kontinuierlich ihre Benutzeroberflächen und Features, damit sie den Ansprüchen der Anwender genüge tragen. Das steigert widerum die Akzeptanz solcher Lösungen – für IT-Entscheider ein wichtiges Kriterium.

Wenn es um die technische Integration entsprechender UCC-Lösungen geht, haben Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse. Wie kann Verizon Business seine Kunden in diesem Bereich flexibel und passgenau unterstützen?

Marcus Leser: Verizon Business bringt in diesem Bereich, insbesondere in der Telefonie, sehr viel Erfahrung mit. Wir haben ein großes globales VoIP-Netzwerk und historisch bedingt natürlich auch viel Wissen, das wir als Beratungsleistung zur Verfügung stellen können. Schon heute sind wir in vielen Cloud-Projekten involviert und können Unternehmen in Bezug auf ihre Cloud-Strategie und Netzwerksicherheit passgenau mit Kompetenz und der benötigten Technologie zur Seite stehen. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihre Prozesse zu vereinheitlichen und zu vereinfachen und regulatorische Voraussetzungen zu erfüllen.

Herzlichen Dank für das Gespräch!