Das Work-Management-Tool von Asana macht vor allen Dingen eines: Es verschafft Klarheit.

60 Prozent von dem, was Wissensarbeiter jeden Tag tun, ist Arbeit rund um die eigentliche Arbeit herum. Um herauszufinden, wie die Arbeit von Menschen strukturiert ist, die mehr als 50 Prozent ihrer Aufgaben am Schreibtisch erledigen, hat der Work-Management-Anbieter Asana 10.000 Menschen in fünf Regionen der Welt befragen lassen. Das Ergebnis ist eindeutig: Es ist zu wenig Zeit für die eigentliche Arbeit da.

„Die Studie hat auch gezeigt, dass in Deutschland fünf Stunden pro Woche für doppelte Arbeit aufgebracht werden müssen, etwa durch überflüssige Meetings oder fehlende oder mangelnde Klarheit in den Absprachen“, erklärt Anna Vossschulte vom Strategic Enterprise Team bei Asana. Deutschland liegt mit dieser Zahl im Vergleich zu den anderen untersuchten Regionen Australien/Neuseeland, Japan, USA und Großbritannien an der Spitze. Und: Für eine Stunde und zehn Minuten am Tag fühlen sich die befragten deutschen Mitarbeiter abgelenkt. Auch da liegt die Bundesrepublik vor den anderen Ländern, wenn auch nur knapp.

Die Work-Management-Plattform von Asana ist entwickelt worden, um diesen Problemen entgegenzuwirken. „Das Tool ist wie ein Gefäß, in dem alle Prozesse und Informationen über die Arbeit und die einzelnen Projekte gesammelt werden“, sagt Anna Vossschulte. Die Aufträge und deren Status sind auf einen Blick einsehbar – auch von Kollegen. „Das spart schon zwei bis drei Status-Meetings pro Woche.“ Die Nutzer können sich auch innerhalb des Tools Nachrichten schreiben, Aufgaben zuweisen und natürlich Dokumente hinterlegen.

Wie Workmanagement mit Asana funktioniert:

Weniger unterschiedliche Kanäle für die Kommunikation bedeuten auch weniger Suchen – etwa nach Dokumenten, die irgendwann mal irgendwo geschickt worden sind. Strukturiertes Ablegen ergibt Transparenz. Alles in Asana ist mit Projekten, Prozessen oder Aufgaben verbunden. „Ich habe mal während eines Meetings plötzlich eine Unterlage benötigt. Also habe ich Asana geöffnet, bin in das entsprechende Projekt gegangen und habe innerhalb von Sekunden die Unterlage. Und währenddessen konnte ich einfach weitersprechen“, sagt Anna Vossschulte.

Wer, was, wann? Die Antworten auf diese Fragen sind in Asana immer sichtbar. Anna Vossschulte selbst arbeite zu 85 Prozent mit Asana, fünf Prozent mit E-Mail, lediglichfür die externe Kommunikation, und zu zehn Prozent mit dem Messaging-Dienst-Slack.

Mehr Klarheit wird noch wichtiger in Zeiten, in denen die Arbeit für einen Großteil aller Büroarbeiter quasi von jetzt auf gleich nach Hause verlegt wurde und dort perspektivisch auch in höherem Maße als vor der Coronakrise bleiben wird. „Man will ja nicht für jede kurze Frage ein neues Video-Meeting aufmachen“, sagt Vossschulte. Und: „Wenn Mitarbeiter gut informiert sind, erhöht das die Motivation stark.“

Die neue Superkraft der Arbeit heißt Fokus

Zu den Kunden, die Asana nutzen, gehören zum Beispiel der Fußball-Bundesligist Borussia Mönchengladbach, das Familienunternehmen Viessmann oder die Messe Düsseldorf. „Wir haben als Team in Asana einen gemeinsamen Projektablauf gestaltet, der nun auf die einzelnen Projekte des Teams angewendet werden kann. Mithilfe von Fristen arbeiten wir zeitkritische Aufgaben heraus, die eventuell in Abhängigkeit zu anderen Aufgaben stehen. Damit behalten wir jederzeit einen guten Überblick“, bilanziert Daniel Feische aus der Abteilung Partner- und Gastveranstaltungen der Messe Düsseldorf.

Anna Vossschulte ist sich sicher: Die neue Superkraft der Arbeit heißt Fokus. „Besonders zu Hause ist das eine große Herausforderung. Wenn da vorne zum Beispiel gerade ein Wäschekorb ausgeräumt wird und ich das T-Shirt sehe, das ich tagelang gesucht habe“, erklärt sie. „Fokussiert zu bleiben ist der Schlüssel zu erfolgreicher Arbeit. Und dabei hilft eine gute Übersicht über die eigenen Aufgaben.“

Einen Motivations-Boost erlebe man außerdem bei seinen Mitarbeitern, wenn für diese der eigene Beitrag zum Unternehmensziel sichtbar wird. Dafür wurde das neue Feature „Goals“ von Asana Mitte Juli gelauncht, durch das die Mitarbeiter den Erfolg des Unternehmens durch die Abbildung der Objective and Key Results (OKRs) im Blick behalten können. „Motivation durch Transparenz und Eindeutigkeit in den Arbeitsaufträgen, das ist ein Ansatz, der sich am Ende auszahlt“, sagt Anna Vossschulte.